O statistica recenta arata ca in companii volumul documentelor creste cu aproximativ 25% in fiecare an, ceea ce duce in timp la acumularea unor volume impresionante de documente, dificil de gestionat.
Pe de alta parte, majoritatea companiilor din Romania nu au conditii adecvate depozitarii documentelor, expunandu-si arhiva riscurilor de incendiu, inundatie sau pierdere. Mai mult decat atat, experienta arata ca administrarea interna a arhivei presupune costuri financiare ridicate, precum si intrebuintarea inadecvata a resurselor umane in cadrul companiei.
In aceste conditii, externalizarea serviciilor de arhivare si depozitare s-a impus ca o solutie fireasca pentru companiile preocupate de eficientizarea activitatii. Dificultatea pe care o intampina acum managerii acestor companii consta exclusiv in selectarea furnizorului de servicii care sa ofere in acelasi timp calitate, siguranta, costuri corecte si acces usor si rapid la documentele arhivate.
Cum aceste standarde nu sunt intotdeauna usor de evaluat atunci cand nu activezi in domeniul arhivarii, vom trece in revista criteriile cele mai importante de selectie a unui furnizor de servicii de arhivare competitiv:
• Detinerea unei autorizatii eliberate de Arhivele Nationale si a unei autorizatii PSI;
• Detinerea unui spatiu special creat pentru depozitarea si conservarea documentelor. Din cercetarile efectuate, la ora actuala, doar firma de arhivare Archivit detine un spatiu special construit pentru depozitarea arhivelor.
• Personal cu specializare in arhivistica;
• Detinerea unor polite de asigurare acoperitoare;
• Utilizarea de tehnologii avansate in domeniu pentru a reduce costurile clientului pe termen lung. Printre cele mai importante tehnologii existente la ora actuala in domeniul arhivarii amintim:
– Scannerele si codurile de bare – permit localizarea precisa, fara eroare umana, a oricarei inregistrari.
– Order pickere-le permit depozitarea la inaltime a cutiilor de arhivare ceea ce duce la o scadere a costului de depozitare pe metru patrat.
– Sprinklere si sisteme de fum/foc, sisteme de reglare a umiditatii – asigura pastrarea arhivelor in conditii optime, prevenindu-se distrugerea accidentala sau deteriorarea cutiilor de arhivare.
• Capacitatea de a oferi o gama completa de servicii de arhivare pentru a va scuti de costurile financiare si de timp pe care le presupune colaborarea cu mai multi furnizori. Printre cele mai importante servicii arhivistice amintim: arhivarea documentelor, organizarea arhivei la sediul clientului, depozitarea arhivei, arhivarea electronica, consultanta arhivistica, precum si serviciile de legatorie documente si distrugere confidentiala a documentelor cu termen de pastrare depasit.
In afara interesului strict managerial de a asigura un management eficient al documentelor firmei, exista o serie de obligatii legale in ceea ce priveste conservarea in bune conditii a tuturor tipurilor de inregistrari (amintim aici Legea Arhivelor Nationale, cunoscuta si ca Legea nr. 16/1996). Aspectul legal intareste o data in plus necesitatea externalizarii serviciilor de arhivare catre o firma specializata, accentuand totodata importanta utilizarii criteriilor amintite in procesul de selectie al furnizorului de servicii arhivistice.
